Как подшивать приказы по личному составу

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Как подшивать приказы по личному составу

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы.

Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований.

В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е.

> 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др.

со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
 

 
Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу.

На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен).

Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Евгения Полоса

К записи 176 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/prikazy-po-lichnomu-sostavu-formirovanie-hranenie.html

Формируем и оформляем дела с приказами руководителя организации по личному составу

Как подшивать приказы по личному составу

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Приказы руководителя организации по лично­му составу являются наиболее социально значи­мыми документами наравне с лицевыми счетами по зарплате работников, так как содержат необхо­димую для граждан информацию социально­правового характера.

Переоценить их значение трудно, ведь данные документы широко используются при наведении справок об установлении стажа работы, подтверж­дения места и времени работы, квалификацион­ной категории, нахождения в отпуске по уходу за ребенком и др.

Виды приказов руководителя организации по личному составу

Приказ – правовой акт, издаваемый руководи­телем организации, действующим на основе едино­началия для разрешения основных задач, стоя­щих перед организацией.

Приказы руководителя организации по лично­му составу в зависимости от сроков хранения де­лятся на 2 группы:

приказы руководителя организации о прие­ме, перемещении, увольнении, поощрении ра­ботников, установлении надбавок, совмещении профессий, присвоении квалификационных кате­горий, разрядов, классов, об отпусках по уходу за ребенком до 3 лет, длительных (более месяца) и за­рубежных командировках, заключении и продле­нии трудовых договоров (контрактов). Эта группа приказов хранится 75 лет;

приказы руководителя предприятия об отпус­ках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи. Срок хранения таких приказов – 3 года после проведе­ния комплексной налоговой проверки.

Основные принципы формирования дел с приказами по личному составу

В зависимости от сроков хранения вам необ­ходимо формировать приказы в самостоятель­ные дела.

Давайте разберемся, какие типичные ошиб­ки допускаются при формировании дел. Итак, прежде всего нельзя объединять в одном деле приказы с различными сроками хранения. В одно дело формируются приказы с одним и тем же сроком хранения.

Нельзя в одно дело объеди­нять, например , приказы о приеме на работу и о дисциплинарных взысканиях. В одном деле мож­но сгруппировать приказы одного вида.

Напри­мер, приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении работников – одно дело, приказы о назначении персональных надбавок – другое дело и т. д.

Однако при небольшом количестве приказов одного и того же срока хранения их можно груп­пировать в одно дело. Как правило, если в про­цессе деятельности организации создается более 200 приказов по каждому виду, их целесообразно группировать в самостоятельные дела.

Важно помнить, что принцип группировки приказов в дела определяется при составлении номенклатуры дел организации, поэтому приказы по личному составу группируются в дела строго по номенклатуре дел.

В деле находятся приказы за один календар­ный год.

Вам необходимо изъять из дела документы (при их наличии), послужившие основанием для приказов по личному составу, например, док­ладные, объяснительные записки, заявления и др. Остаются в деле вместе с приказами толь­ко документы, которые являлись приложением к приказам.

Документы, послужившие основанием для приказов по личному составу, если они не под­лежат включению в личные дела сотрудников или если на сотрудников не заводятся личные дела, формируются в самостоятельное дело. В связи с этим в номенклатуре дел вам необходимо преду­смотреть дело «Документы к приказам по лично­му составу (заявления, объяснительные, доклад­ные записки и др.)».

В дело включается только один экземпляр каж­дого документа. Не включаются в дела проекты документов, черновые, дублетные экземпляры.

При формировании дела вам нужно прове­рить правильность оформления приказов: нали­чие подписей, регистрационных номеров.

При большом количестве документов (более 300 листов) приказы по личному составу фор­мируются в нескольких томах. В одном томе должно быть максимально 250-300 листов при толщине корешка не более 4 см.

Систематизируем документы в делах с приказами по личному составу

В делах вам следует систематизировать при­казы по хронологии и нумерации. В течение года приказы, как правило, располагаются в папках по мере накопления снизу вверх, поэтому к кон­цу года сверху будут приказы с последними, бо­лее поздними номерами. После окончания дело­производственного года приказы переложите по хронологии в порядке возрастания номеров.

Оформляем дела с приказами по личному составу

В начале каждого тома с приказами по лич­ному составу 75-летнего срока хранения должен находиться лист внутренней описи докумен­тов дела установленной нормативными докумен­тами формы. Смотрите форму внутренней опи­Я – специалист по кадрам, № 7, 2010 си документов дела в рубрике «Полезная доку­ментация» на с. 24 журнала.

В конце каждого тома с приказами по лично­му составу 75-летнего срока хранения вы долж­ны размещать лист-заверитель дела.

Форму листа- заверителя смотрите на с. 24 журнала.

Нумеруем листы дела

Все листы дела с приказами по личному со­ставу 75-летнего срока хранения нумеруются черным графитным карандашом в правом верх­нем углу. Внутренняя опись дела нумеруется от­дельно от документов.

Не допускается использовать чернила и цвет­ные карандаши для нумерации листов. Лист- заверитель не нумеруется. Нумерация валовая с первого и до последнего листа тома, например, 2, 3 и так до конца тома.

Каждый новый том начинайте с листа № 1, но ни в коем случае не продолжайте нумерацию предыдущего тома.

На­пример, первый том с приказами по личному составу закончился № 289, следующий том на­чинайте не с № 290, а с № 1.

Если при нумерации произошла ошибка

Если при нумерации листов дела произошла ошибка, например, пропущен лист или несколько листов, тогда пропущенному листу присваивайте литерный номер: 12а, 26а, 46а, 46б. Если пропу­щен номер, например, пронумерованы листы 1,  3, 4, 5, 7 и т.д.

, то это отражается в дальнейшем в листе-заверителе, т.е. указывается, что пропу­щен номер 6. Заново дело нумеруется тогда, ко­гда при нумерации допущено много ошибок.

При этом необязательно стирать предыдущую нуме­рацию, достаточно прежний номер перечеркнуть карандашом слева направо снизу вверх и ниже или рядом поставить правильный номер.

Заполняем лист-заверитель дела

После нумерации тома заполняем лист-заве­ритель дела.

Номер дела – это индекс дела согласно но­менклатуре дел организации. Например, при­казы по личному составу имеют индекс в соот­ветствии со сводной номенклатурой дел 02-01. Следовательно, в листе-заверителе указывайте «Дело № 02-01» и далее номер тома: 1, 2 и т.д. 

В листе-заверителе указываем цифрами и прописью фактическое количество листов, на­пример 295 (двести девяносто пять) листов.

Если в деле имеются литерные номера, на­пример, 111 а, 113а, 113б, а последний пронуме­рованный лист был за номером 250, тогда коли­чество листов суммируется и в листе-заверителе указывается, что в деле подшито и пронумерова­но 253 (двести пятьдесят три) листа, а в строке «в том числе: литерные номера:» перечисляются номера литерных листов «в том числе литерные номера: 111 а, 113а, 113б».

В случае если был пропущен не лист, а номер, тогда вам нужно поступить следующим образом. В листе-заверителе в графе «В деле подшито и пронумеровано листов» указываете не то количе­ство, которое зафиксировано на последнем лис­те дела, а за вычетом пропущенного номера или номеров.

Например, последний лист дела имел № 216, но были пропущены № 22 и 45. Следова­тельно, для определения количества пронумеро­ванных листов из 216 вычитаем 2.

В этом случае итоговая запись в листе-заверителе будет следую­щая: «В деле подшито и пронумеровано 216 (две­сти шестнадцать) листов, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: 22, 45».

В листе-заверителе указывается количество листов внутренней описи цифрами и прописью. Внутренняя опись нумеруется отдельно от лице­вых счетов также черным графитным каранда­шом в правом верхнем углу.

В листе-заверителе и внутренней описи ука­зывается должность сотрудника, составившего лист-заверитель и внутреннюю опись, а не долж­ности руководителя структурного подразделения и заведующего архивом. При записи должности не допускайте сокращений.

Вам нужно указать полное название должности, например « ведущий специалист», но ни в коем случае не «вед. спе­циалист» или «вед. спец.», что часто встречает­ся на практике. Далее ставится подпись и дается расшифровка подписи. Расшифровка подписи включает инициалы и фамилию. Например, нуж­но писать «С.В.

Ильина», но не «С. Ильина» или «Ильина С.В.», или «Ильина С.».

Дата составления листа-заверителя и внут­ренней описи обозначается арабскими циф­рами, например «18.11.2009». Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули, например «04.03.2010». Недопустимо писать «4.6.2010».

Год указывается полностью: 2009, 2010 и т.д. Нельзя обозначать дату, используя сокращения, например «08.04.09». Также недопустимо в дате ставить букву «г.» после указания года. Это явля­ется распространенной ошибкой.

Нельзя писать «05.03.2010 г.». Буква «г» применима только в том случае, если в дате ме­сяц назван словом, например «8 апреля 2009 г.». Словесное обозначение даты в обязательном порядке применимо только в обозначении даты документов республиканских органов власти и управления, например, даты законов Респуб­лики Беларусь, указов Президента Республики Беларусь, постановлений министерств и др.

За­полненный вариант листа-заверителя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 жур­нала.

Если дело пронумеровано без литерных или пропущенных листов, то в листе-заверителе эти строки указываются, но не заполняются:

Количество  листов  внутренней  описи  дела  проставляется  в  листе-заверителе  после  составления внутренней описи.

Внутренняя опись дела с приказами по личному составу 75-летнего хранения

Внутренняя опись дела с приказами по лично­му составу 75-летнего хранения составляется по­сле нумерации листов дела.

Во внутренней описи в качестве заголовка указываются предписываемые действия: прием, увольнение и другие с указанием фамилий, имен, отчеств работников.

Если в одном приказе содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под са­мостоятельным порядковым номером.

Образец оформления внутренней описи смотрите в рубри­ке «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Когда количество действий не отражает количество документов дела

В публикациях работников Государственной архивной службы РБ предлагается каждое дейст­вие одного приказа нумеровать самостоятельным номером в валовом порядке: 1, 2, 3 и т.д.

Это не­сколько отличается от предлагаемой нами системы нумерации.

По мнению автора, принцип валовой нумерации каждого действия приемлем только в том случае, если в одном приказе содержится толь­ко одно действие на одного работника, например: «О приеме на работу Гавриловой Марии Иванов­ны».

В противном случае итоговая запись будет не точно отражать количество документов, содержа­щихся в деле. Предположим, в деле находится 125 приказов по личному составу. Если каждое дейст­вие на каждого работника нумеровать отдельным номером в валовом порядке, то количество дейст­вий никак не будет отражать количество докумен­тов дела, так как будет значительно больше.

Сформированные тома с приказами по лич­ному составу вам необходимо переплести. Под­шивайте документы на 4 прокола таким образом, чтобы вся нужная информация была доступна для чтения. Перед переплетом следует изъять из дела все металлические предметы (скобы, скрепки).

Оформляем обложку дела

После переплета оформляется обложка дел с приказами по личному составу. Оформление об­ложки возможно 2 способами:

– напечатать компьютерным способом на лис­те бумаги формата А4 все необходимые реквизи­ты по установленной форме и наклеить лист на обложку дела;

– написать все нужные реквизиты светостой­кими чернилами, тушью или шариковой ручкой на обложке дела.

Независимо от способа оформления обложка должна иметь определенную форму и содержать необходимые реквизиты. Форму обложки смотри­те на с. 26 журнала в рубрике «Полезная докумен­тация».

Номер дела – это индекс дела по сводной но­менклатуре дел организации. Заголовок дела, срок хранения дела также определяются номенклату­рой дел. На обложку выносится количество лис­тов, указанное в листе-заверителе.

Источник: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/formiruem-i-oformlyaem-dela-s-prikazami-_0000000

Как подшивать приказы по личному составу

Как подшивать приказы по личному составу

Архивная обработка документации: что она собой представляет?

Курс ЦБ РФ $ 58,05
€ 62,81

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении .

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр.

Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»).

В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

Кадры в порядке — работа в удовольствие!

При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

в подарок супер-чашка!

Вопрос

как все-таки правильно согласно правилам кадрового делопроизводства — заявления, служебки, согласия подшивать непосредственно к приказу, на основании которого издан этот приказ или допустимо приказы регистрировать и подшивать отдельно от приложений к ним. А заявления и т.д.

подшивать и регистрировать отдельно в дело — например, “заявления, служебки и т.д. к пиказам. “.

Или же заявления все подшивать в личные дела сотрудников? И конкретно заявление о приеме и увольнении — оигинала подшиваются в л/дело или к приказу о приеме/увольнении, а копии заявлений и приказов — в личное дело.

Ответ

Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

За что ГИТ будет штрафовать кадровиков.

Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа “Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.

), не вошедшие в состав личных дел ” со сроком хранения 5 лет.

Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия.

Таким образом, если Вы осуществляете хранение заявлений в личном деле работника, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет.

Таким образом, порядок хранения оснований к приказам вы можете установить самостоятельно, прописав этот момент в локальных нормативных актах организации.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Журнал “Кадровое дело”, № 3, март 2009 год

Приказ по личному составу: от создания до архива

Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб. Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа.

Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание.

Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности.

В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами. Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников.

Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Что служит основанием для приказа?

В каждом приказе по личному составу должна обязательно содержаться ссылка на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. Давайте посмотрим, какие основания существуют для издания того или иного приказа (таблица ниже).

Источник: https://bryanskinfo.ru/2019/11/16/kak-podshivat-prikazy-po-lichnomu-sostavu/

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Как подшивать приказы по личному составу

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения.

Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение.

Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения,  относятся:

  • распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
  • списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
  • карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
  • личные дела;
  • лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
  • акты о несчастных случаях, связанных с производством;
  • тарификационные ведомости;
  • табели и наряды работников вредных профессий;
  • трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
  • протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
  • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
  • документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
  • списки работников, уходящих на льготную пенсию;
  • штатные расстановки;
  • книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет. Исключения составляют:

  • акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
  • тарификационные ведомости — 25 лет;
  • протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
  • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
  • списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы.

Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Типовой перечень).

Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

  • помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
  • включать в дело по одному экземпляру документа;
  • группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
  • помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
  • дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу — приказы.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности.

Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате.

При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.   

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с  Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

  • проведение экспертизы ценности документов;
  • оформление дел;
  • составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д. 

Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками.

При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. 

После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области

Источник: https://www.profiz.ru/kr/2_2003/doc_lichn_sost/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.