Профстандарт администратора. Важные правила и особенности оформления должностной инструкции

Содержание

Должностная инструкция секретаря-администратора с учетом требований профстандарта. Автор Полина

Профстандарт администратора. Важные правила и особенности оформления должностной инструкции

Должностная инструкция разработана в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н.
Ниже шаблон должностной инструкции готовой к применению, необходимо добавить данные своей организации.

 Должностная инструкция № ____

секретаря-администратора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность секретаря-администратора. 

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает ________ по представлению непосредственного руководителя. 

1.3. Требования к образованию и обучению работника:

  • Среднее общее образование;
  • Профессиональное обучение – программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих. 

1.4. Требования к опыту практической работы:

1.5. Особые условия допуска к работе:

1.6. Другие характеристики для занятия должности:

1.7. Работник в своей деятельности руководствуется:

  • действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
  • уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами организации;
  • трудовым договором и настоящей должностной инструкцией. 

1.8. Работник должен знать:

  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
  • информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. См. подробнее в разделе 2. 

1.9. Работник подчиняется непосредственному руководителю. 

1.10. На время отсутствия работника (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. 

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ ДЛЯ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ 

В обязанности работника входит: 

2.1. Прием и распределение телефонных звонков организации:

  • Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;
  • Регистрация поступающих телефонных звонков;
  • Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

Необходимые умения:

  • Использовать технические и программные средства для проведения ой или видео-конференц-связи;
  • Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
  • Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
  • Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
  • Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;
  • Соблюдать служебный этикет.

Необходимые знания

  • Функции, задачи, структура организации, ее связи;
  • Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
  • Этика делового общения;
  • Правила речевого этикета;
  • Требования охраны труда;
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

Другие характеристики

2.2. Организация работы с посетителями организации:

  • Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;
  • Ведение журнала записи посетителей;
  • Учет посетителей и оформление пропусков;
  • Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
  • Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;
  • Организация и бронирование переговорных комнат;
  • Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе;
  • Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

Необходимые умения:

  • Общаться с посетителями;
  • Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
  • Вести учетные формы, использовать их для работы;
  • Создавать положительный имидж организации;
  • Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
  • Применять информационно-коммуникационные технологии ;
  • Обеспечивать конфиденциальность информации.

Необходимые знания

  • Правила организации приема посетителей;
  • Правила делового общения;
  • Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
  • Правила организации приемов в офисе;
  • Правила сервировки чайного (кофейного) стола;
  • Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
  • Этика делового общения;
  • Правила речевого этикета;
  • Требования охраны труда;
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

Другие характеристики

2.3. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций:

  • Ведение журнала разъездов работников организации;
  • Координация работы курьеров и водителей организации;
  • Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;
  • Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации.

Необходимые умения:

  • Составлять и вести учетные документы;
  • Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
  • Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;
  • Оценивать результаты в рамках поставленных задач;
  • Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.

Необходимые знания

  • Правила речевого этикета;
  • Этика делового общения;
  • Требования охраны труда;
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации;
  • Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.

Другие характеристики

3. ПРАВА 

Работник вправе: 

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности. 

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению. 

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 

Работник несет ответственность: 

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором. 

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором. 

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором. 

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ 

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в ________. 

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции. 

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора от _______________ № __ и профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н. 

СОГЛАСОВАНО 

Руководитель отдела кадров____________
____________

 С настоящей инструкцией ознакомлен.

Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте. 

Секретарь-администратор____________
____________

Источник: https://hrtime.ru/material/dolzhnostnaia-instruktsiia-sekretaria-administratora-s-uchetom-trebovaniy-pr-14837/

Должностные инструкции по профстандартам – структура

Профстандарт администратора. Важные правила и особенности оформления должностной инструкции

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

  • Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
  • Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

  • Должность сотрудника.
  • Наименование подразделения.
  • Подчиненность сотрудника.
  • Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
  • Особенности замещения основного сотрудника временным.
  • Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

  • Соблюдение сроков подготовки документации.
  • Следование правилам взаимодействия в коллективе.
  • Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

  • Принятие решений в установленных рамках полномочий.
  • Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
  • Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

  • Отдельный лист под роспись.
  • Специальный журнал.
  • Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Должностная инструкция

Должностная инструкция представляет собой один из основных документов на предприятии. Она содержит перечень выполняемых трудовых функций, а также список целей, задач отдельного работника, занимающего конкретную должность. Оформляется этот документ непосредственно при приеме на работу и выдается на руки вместе с экземпляром трудового договора.

Основные цели, которые преследуются при оформлении должностной инструкции:

  1. Формирование организационной основы на предприятии.
  2. Повышение уровня ответственности сотрудника за выполняемые им обязанности.
  3. Обеспечение объективности результатов проверки при необходимости проведения аттестации, наложения дисциплинарных взысканий, поощрений и т. д.

Разработка инструкции должна производиться согласно штатному расписанию, исходя из основных задач и функций, которые возлагаются на работника и подразделение в целом.

Как правило, к разработке целесообразно привлекать руководителей структурных подразделений для более четкого описания возлагаемых на сотрудника полномочий.

Следует учесть, что оформлять инструкцию не обязательно. Нормы действующего трудового законодательства обязанности по выдаче инструкции не предусматривают. Но все же иметь ее рекомендуется:

  • для разделения полномочий и зон ответственности между сотрудниками;
  • их детального ознакомления со своими обязанностями;
  • при необходимости доказать такое ознакомление в суде или рассмотрении жалобы сотрудника Рострудом.

Должностная инструкция в соответствии с профессиональным стандартом

При создании должностной инструкции следует учитывать положения профстандартов для определенной должности.

Профстандарт представляет собой унифицированной документ, содержащий основные требования, характеристику уровня знаний, умений, образования, стажа, опыта работы, необходимых для назначения определенного лица на определенную должность (ст. 195.1 ТК РФ).

О том, какие профстандарты являются обязательными, читайте в статье «Обязательные профессиональные стандарты с 2016 года».

Профстандарты обязательны для тех должностей, требования к квалификации в отношении которых установлены специальными нормативными актами или законом (ст. 195.3 ТК РФ). Как пример можно привести адвокатов, судей, учителей, врачей и т. д.

Помимо этого, обязательное использование профстандарта (или пока еще допустимых справочников ЕКТС, ЕТС) предусмотрено ст.

57 ТК РФ для сотрудников, которые по должности имеют право на получение дополнительных льгот, премий, компенсаций либо для которых введены ограничения.

Соответственно, при составлении должностной инструкции для некоторых категорий работников следует пользоваться профстандартом.

ВАЖНО! Допустимо пользоваться только действующими стандартами, а они утверждены Минтрудом РФ еще не для всех должностей.

Порядок составления

Основные требования к должностной инструкции таковы:

  1. Она формируется исходя из требований, функций, основных задач подразделения, в которое сотрудник принимается на работу. Законом не регламентирована четкая форма этого документа, поэтому работодатель самостоятельно утверждает ее, а также порядок внесения в нее изменений.
  2. Оформлять инструкцию необходимо для каждой должности, которая есть в организации. При этом инструкция носит обезличенный характер.
  3. До того как будет заключен трудовой договор с работником, необходимо ознакомить его с инструкцией в случаях:
    • трудоустройства к работодателю впервые;
    • перевода на другую должность;
    • предложения вакантных должностей.
  4. Документ должен обладать четкой, лаконичной структурой и отражать основные функции, задачи, полномочия, которые возлагаются на работника, занимающего ту или иную должность.
  5. Документ утверждается руководителем организации без согласования с профсоюзными органами.

Источник: https://advokatnow.ru/kadry/dokumenty/dolzhnostnye-instruktsii-po-profstandartam-struktura

Профстандарт администратора. Важные правила и особенности оформления должностной инструкции

Профстандарт администратора. Важные правила и особенности оформления должностной инструкции

Должностная инструкция администратора — это организационно-нормативный акт компании, направленный на регламентацию функциональных и должностных обязательств сотрудника в ходе обслуживающей, управленческой и организационной деятельности. Документ содержит положения об обобщенных условиях трудового взаимодействия, требования к квалификации, права и ответственность сотрудника.

Профстандарт

Унифицированного стандарта администратора законодательством не предусмотрено, однако, приказом Министерства труда и социальной защиты №659н от 05.09.2017, утвержден Профстандарт 33.022 «По размещению и приему гостей» в местах краткосрочного проживания (гостиницах, хостелах).

К обобщенным трудовым функциям администратора относятся:

  • встреча и проводы гостей;
  • оказание услуг по доставке багажа;
  • информирование и оформление запросов;
  • прием, регистрация и размещение;
  • координация действий сотрудников сервиса.

Сотрудник, координирующий деятельность сервиса, имеет не ниже средне-профессионального образования. К рядовым администраторам не предъявляются требования к профессиональной подготовке и стажу.

По уровню квалификации оценивается как деятельность под руководством или с проявлением самостоятельности (уровни 1, 3, 4 в соответствии с приказом Министерства труда и социальной защиты №148н от 12.04.2013).

Профстандарт отражает необходимые знания, умения и трудовые действия, направленные на обеспечения трудовых функций. Исходя из положений регламента формируется должностная инструкция.

Кто должен разрабатывать ДИ?

Администратор подчиняется непосредственно управляющему, который уполномочен разрабатывать ДИ подконтрольных подразделений. Инструкция проектируется в составе коллегиальной группы, в которую входит:

  • руководитель структурного подразделения;
  • начальник отдела кадров;
  • штатный юрист.

Документ утверждается и подписывается директором.

Важно! Разработка руководства поручается лицам, которые уполномочены к этому в соответствии со своими должностными инструкциями или приказом о возложении дополнительных обязательств.

Правила оформления

Инструкция оформляется на листе формата А4 с эмблемой организации стандартным печатным шрифтом №12.

  • Под словом «Утверждаю» вверху посередине указываются наименование компании, должность и имя руководителя, дата утверждения.
  • Конструктивная часть состоит из разделов, пронумерованных римскими цифрами, отражающих общие положения, обязанности, права и ответственность сотрудника в форме списка.
  • В самом низу ставится подпись руководителя структурного подразделения и отметка об ознакомлении сотрудником.

При разработке формы инструкции надлежит руководствоваться положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Особенности

В то время как общие положения, права и ответственность проектируются по общепринятому содержанию, должностные обязанности сотрудников различной профильной направленности будут разниться.

В гостинице

При проектировке обязанностей администратора гостиницы руководствуются Профстандартом 33.022. Сотрудник оказывает услуги по размещению и приему гостей, ведет консультационную, обслуживающую и организационную политику гостиницы.

Трудовые действия портье:

  1. встречает и регистрирует гостей гостиничного комплекса;
  2. вводит данные клиентов в регистрационную систему;
  3. выдает ключи от номера;
  4. информирует об основных и дополнительных услугах;
  5. организует доставку багажа;
  6. контролирует своевременную подготовку номеров к приему прибывающих;
  7. принимает и оформляет запросы посетителей, контролирует их исполнение;
  8. контролирует побудку гостей, доставку корреспонденции в номер;
  9. информирует о проведении ознакомительных экскурсий в городе;
  10. оказывает помощь по бронированию авиа- и железнодорожных билетов;
  11. ведет отчетность и журнал передачи смены.

Администратор гостиницы:

  1. оказывает помощь при возникновении чрезвычайных ситуаций;
  2. контролирует выполнение распоряжений руководства, соблюдение техники безопасности и дисциплины.

В салоне красоты

Администратор салона красоты осуществляет предварительную запись клиентов, консультирует по основным и дополнительным услугами, продает товары и услуги салона.

Трудовые действия:

  1. напоминание о записи в соответствии с организационным регламентом;
  2. информирование об особенностях парковки, пробках;
  3. выяснение причины отказа от услуг по предварительной записи;
  4. продажа подарочных сертификатов;
  5. предложение, готовка и подача напитков;
  6. проведение инвентаризации;
  7. контроль за размещением и обновлением рекламных постеров.

К обязанностям сотрудника относятся:

  • прием претензий;
  • обработка возражений;
  • решение организационно-технических задач;
  • обеспечение чистоты и порядка в помещении;
  • контроль за сохранностью материальных ценностей.

В магазине

Ключевые трудовые функции администратора магазина:

  1. разработка графика работы сотрудников;
  2. контроль за соблюдением стандартов внешнего вида работников и обслуживания покупателей;
  3. организация и проведение собраний;
  4. прием и проверка качества товара;
  5. принятие мер по предотвращению недостач;
  6. контроль над размещением товара в торговом зале.

Сотрудник:

  1. проверяет остатки;
  2. рассматривает и обрабатывает претензионные обращения потребителей;
  3. контролирует наличие расходных материалов, соблюдение правил безопасности и трудовой дисциплины.

В кафе или ресторане

Сотрудник организации общественного питания выполняет функции по первичному и претензионному обслуживанию посетителей и контролирует работу персонала.

Трудовые действия:

  1. прием и размещение гостей;
  2. предоставление меню, контроль за работой официантов;
  3. контроль за оформлением зала;
  4. проверка расчетов с посетителями;
  5. организация банкетов, юбилейных и свадебных торжеств;
  6. обеспечение чистоты и порядка.

Администратор кафе должен выполнять работу по повышению квалификации сотрудников, контролировать соблюдение трудовой дисциплины и техники безопасности.

В офисе

Функциональные обязанности:

  1. деактивация охранной сигнализации;
  2. подключение офисной оргтехники;
  3. контроль за рациональной эксплуатацией оргтехники и расходных материалов;
  4. коммуникация с ремонтными и ресурсообеспечивающими службами;
  5. оформление документов для заключения договоров;
  6. разработка регламента проведения сложных переговоров;
  7. подготовка офиса к закрытию.

Сотрудник офиса:

  1. ведет учет посетителей;
  2. выполняет организационные и управленческие функции;
  3. обеспечивает чистоту и порядок.

В работе над проектом

Специалист умеет составлять сметы, вести деловую переписку, оценивать качество производственных операций и составлять технические отчеты.

Трудовые функции:

  1. администрирование и помощь в разработке проектной документации;
  2. ведение библиотеки проекта, архивирование;
  3. контроль за выполнением контрактов;
  4. отслеживание состояния проекта, анализ качества;
  5. отслеживание и оповещение об изменениях;
  6. подготовка документов для оформления договоров с заказчиками;
  7. календарное планирование.

Администратор выполняет функции по первичному и претензионному обслуживанию клиентов и контролю за соблюдением трудовой дисциплины.

В должностных инструкциях указывается перечень действий, ожидаемых от сотрудника и направленных на выполнение управленческих и организационных задач компании. При проектировке обязанностей учитывается уровень квалификации и профильная направленность.

Источник: https://pravovoi.center/trudovoe-pravo/dolzhnostnaya-instruktsiya/administratora.html

Должностная инструкция

Профстандарт администратора. Важные правила и особенности оформления должностной инструкции

1.1. Секретарь-администратор относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря-администратора принимается лицо, имеющее:

1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;

1.3. Секретарь-администратор должен знать:

1) функции, задачи, структуру организации, ее связи;

2) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

3) этику делового общения;

4) правила речевого этикета;

5) требования охраны труда;

6) правила защиты конфиденциальной служебной информации;

7) правила организации приема посетителей;

8) правила делового общения;

9) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

10) правила организации приемов в офисе;

11) правила сервировки чайного (кофейного) стола;

12) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.4. Секретарь-администратор должен уметь:

1) использовать технические и программные средства для проведения ой или видео-конференц-связи;

2) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

3) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;

4) устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;

5) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;

6) соблюдать служебный этикет;

7) общаться с посетителями;

8) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;

9) создавать положительный имидж организации;

10) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;

11) применять информационно-коммуникационные технологии;

12) обеспечивать конфиденциальность информации;

13) составлять и вести учетные документы;

14) применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;

15) применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;

16) оценивать результаты в рамках поставленных задач;

17) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;

18) ……… (другие навыки и умения)

1.5. Секретарь-администратор в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.7. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Организационное обеспечение деятельности организации:

1) прием и распределение телефонных звонков организации;

2) организация работы с посетителями организации;

3) выполнение координирующих и обеспечивающих функций.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Секретарь-администратор исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции прием и распределение телефонных звонков организации:

1) выполнять перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;

2) выполнять регистрацию поступающих телефонных звонков;

3) осуществлять получение необходимой информации и передачу санкционированной информации по телефону;

3.1.2. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями организации:

1) осуществлять встречу посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;

2) выполнять ведение журнала записи посетителей;

3) выполнять учет посетителей и оформление пропусков;

4) осуществлять содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

5) осуществлять прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;

6) осуществлять организацию и бронирование переговорных комнат;

7) выполнять сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;

8) выполнять приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки);

3.1.3. В рамках трудовой функции выполнение координирующих и обеспечивающих функций:

1) выполнять ведение журнала разъездов работников организации;

2) осуществлять координацию работы курьеров и водителей организации;

3) выполнять ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;

4) составлять справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации;

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Секретарь-администратор имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Секретарь-администратор привлекается к ответственности:

– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

– за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, – в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

– за причинение ущерба организации – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией”, утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).

Источник: https://classinform.ru/dolzhnostnye-instruktsii-profstandart/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretaria-administratora.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.