Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов: образец – Дело

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

]]>]]>

В процессе осуществления деятельности любая организация может столкнуться с получением требования от территориального налогового органа предоставить определенные документы.

Пакет документов может пересылаться налоговикам почтой, передаваться лично или в электронном виде по ТКС.

К собранным бумагам необходимо прикрепить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, образец которого приведем далее.

Что собой представляет сопроводительное письмо в налоговую службу

Сопроводительное письмо является своего рода поясняющей запиской к отправленной в ИФНС бухгалтерской и налоговой документации. В нем указывают, какие именно документы и в каком количестве были отправлены. Благодаря этому сотрудники налоговой инспекции без труда смогут понять назначение полученных документов. А в случае утери их части отправитель сможет доказать свою правоту.

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов выполняет следующие задачи:

• облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками;
• позволяет четко понять, что представляет собой каждый отправленный документ;
• определяет назначение передаваемых для проверки бумаг;
• позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты предоставленного пакета документов;
• упрощает регистрацию принятых бумаг в канцелярии налогового органа.

Сопроводительное письмо обязательно составляют в ответ на запросы и требования налоговой. Требование о предоставлении документов может быть получено в таких случаях:

Если организация решила не присылать на проверку какие-либо затребованные бумаги – в сопроводительном письме необходимо обосновать причину такого решения.

Какие документы нуждаются в сопроводительном письме, а какие – нет?

Сопровождаться письмом должна практически вся официальная документация, отправляемая в ИФНС. Действует общее правило, согласно которому письмо необходимо прикреплять ко всем документам, в которых не указана информация об отправителе и получателе.

Без письменного сопровождения можно отправлять такие документы:

• первичную налоговую декларацию (без приложений);
• жалобы на действия или принятые решения сотрудников ИФНС (при отправлении в вышестоящие инстанции);
• экземпляры исковых заявлений.

Если налоговая декларация отправляется с подтверждающими документами – к ней следует приложить сопроводительное пояснение.

Рекомендации по составлению письма

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов не имеет строго унифицированной формы. Его составляют, руководствуясь общими правилами, разработанными для деловой корреспонденции. Письмо в налоговую является официальным документом, поэтому в его содержании не должно быть ничего лишнего.

Отправитель должен учитывать такие моменты:

• письмо в печатном варианте необходимо составлять на листах формата А4;
• при наличии фирменных бланков компании можно распечатать сопроводительное пояснение на таком бланке;
• текст письма следует начинать такими формулировками: «Отправляем по Вашему запросу…», «Предоставляем Вам…» и т.п.
• в тексте обязательно должен присутствовать перечень отправленных документов (наименование, общее количество страниц, количество экземпляров);
• в сопроводительном пояснении следует указать причину предоставления документации (к примеру, указание на конкретный запрос органов ИФНС).

Реквизиты, которые необходимо указать в письме:

• наименование территориального органа налоговой службы, в который направляются документы;
• полное наименование организации-отправителя, ее ИНН/КПП, юридический адрес;
• обращение к конкретному сотруднику ИФНС (согласно правилам деловой переписки);
• перечень приложенных документов;
• номер и дату запроса, сделанного налоговой инспекцией (указывают, если письмо отправляется в ответ на запрос ИФНС);
• должность и Ф.И.О. лица, составившего письмо;
• подпись ответственного лица.

Как составить сопроводительное письмо

• В левом верхнем углу документа проставляют его номер и дату составления, ниже прописывают номер и дату запроса налоговой службы, в ответ на который было отправлено письмо.
• В правом верхнем углу указывают полное наименование отделения ИФНС, его адрес, Ф.И.О. сотрудника налоговой, которому адресовано письменное пояснение.
• Затем прописывают заголовок документа (к примеру, «О направлении документов»).
• В тексте письма указывают причину, по которой оно было отправлено в ИФНС.
• Далее следует привести перечень документации, подлежащей отправке.
• В заключительной части указывают должность и Ф.И.О. ответственного должностного лица.

Приложенные копии документов должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации на каждом листе.

Источник: https://spmag.ru/articles/soprovoditelnoe-pismo-v-nalogovuyu-o-predostavlenii-dokumentov

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов: образец

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Сопроводительное письмо в налоговую

В ходе производственной деятельности любой управленец может столкнуться с необходимостью предоставления пояснений к направляемым документам в налоговую структуру. Это позволяет избежать дополнительных вопросов, сразу поясняя инспектору особенности и назначение направляемых бумаг. В связи с этим распространен вопрос, как корректно оформляется сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов.

Понятие и назначение сопроводительного письма в налоговую

Сопроводительное письмо носит уведомительный характер, как и, например, пояснительная записка. Оно прикладывается к общему пакету документов, направляемому налоговому инспектору.

Благодаря отмеченной бумаге представители фискальной структуры получают разъяснения по тем или иным нюансам, выбивающимся из стандартного порядка ведения бизнес-деятельности фирмы.

Также в случае утраты предоставляемых бумаг, управленец сможет доказать факт их отправки наличием письма.

Сопроводительное письмо в налоговую о ОКТМО (при неправильном распределении перечисленных средств по налоговым счетам), при предоставлении документов или при подаче уточняющей декларации реализует такие задачи:

• упрощает систему коммуникации между налоговыми инспекторами и управленцами (предпринимателями);
• дает возможность четко обозначить, что представляет из себя каждый предоставляемый бланк, и зачем каждый из них необходим;
• фиксирует назначение документов, высылаемых инспектору;
• обеспечивает минимизацию возможных вопросов и/или претензий со стороны представителей фискальных структур;
• облегчает порядок регистрации направляемых документов в канцелярии налоговой структуры.

Рассматриваемое письмо составляют в компании также с целью удовлетворения поступившего от налогового инспектора запроса касательно разъяснения некоторых практических нюансов. Например, отмеченный запрос директор может получать в следующих ситуациях:

• при проведении камеральной проверки;
• в ходе очной проверки налоговыми инспекторами предприятия по месту его расположения;
• в ходе встречной налоговой проверки.

Если от инспектора поступил запрос относительно предоставления определенных бумаг, но управленец уместно счел данное требование неисполнимым, в сопроводительном письме потребуется детально объяснить свою позицию. Это позволит избежать не только претензий со стороны фискальных работников, но и денежных штрафов за просрочку предоставления нужных бумаг.

Особенности оформления и образец составления сопроводительного письма к документам в налоговую

Рассматриваемый документ не имеет унифицированного бланка. То есть, компании должны самостоятельно разрабатывать образец бумаги, опираясь на стандартные правила делопроизводства, сформированные для официальной документации.

Сопроводительное письмо должно носить лаконичный и четкий характер, не иметь лирических отступлений, конкретно фиксировать нужные положения.

Более того, отправитель рассматриваемой бумаги должен учитывать следующие нюансы:

• документ необходимо составлять, используя формат А4. Рекомендуется применять фирменный бланк предприятия;
• текстовую часть документа необходимо начинать с одной из следующих формулировок: «Отправляем по Вашему запросу…», «Предоставляем Вам…» и т.п. В случае наличия документального запроса, также необходимо сделать ссылку на данный документ, чтобы инспектор без труда смог сопоставить обе бумаги;
• в тексте письма в обязательном порядке должен фиксироваться список предоставляемых документов. При этом необходимо отметить название бумаги, общее количество страниц документа и число экземпляров;
• в рассматриваемом письме требуется отметить причину его составления и приложения к общему пакету документов. Например, причиной может стать необходимость удовлетворения запроса сотрудника ФНС РФ, либо потребность в разъяснении нюансов.

К основным реквизитам сопроводительного письма в налоговую инстанцию относятся следующие позиции:

• название территориального отделения фискальной структуры, куда подается пакет документов вместе с сопроводительным письмом. Также потребуется отметить должность и ФИО управленца местного органа налоговой инстанции;
• полное название компании, которая выступает составителем письма, а также ее ИНН/КПП и актуальный юридический адрес. Важно подчеркнуть, что отмечаемые сведения должны совпадать с информацией из учредительных бумаг;
• список прилагаемых документов;
• номер и дата запроса, ранее высланного фискальной структурой в адрес предприятия. Однако это уместно прописывать, только если такой запрос был. В случае его отсутствия в письме делают приписку, поясняющую, как уже было отмечено, цель создания бумаги;
• должность и ФИО субъекта, оформившего рассматриваемое письмо, а также его виза.

Пошаговая инструкция по оформлению сопроводительного письма в фискальную инстанцию:

1. В верхнем правом углу прописывается номер документа и дата его формирования. Отмечается ФИО и должность начальника конкретного налогового органа, а также общая информация о заявителе.
2. В центре лица фиксируется наименование составляемого документа, а также проставляется приписка, раскрывающая назначение бумаги. Например, «о направлении уточняющей декларации».
3. Затем следует основной текст, в котором заявитель фиксирует назначение предоставляемых документов и письма. Данный информационный блок самый объемный, и именно в нем должна содержаться ссылка на запрос от налоговой структуры, если таковой был.
4. В завершение письма фиксируется ФИО и должность ответственного лица, его подпись.

Приложенные копии бумаг должны быть заверены визой управленца, а также штампом предприятия, если он продолжает использоваться в обыденной деятельности компании. Скачать образец сопроводительного письма в налоговую можно здесь.

Нюансы предоставления сопроводительного письма в налоговую

Рассматриваемая бумага должна сопровождать практически все документы, направляемые в фискальную структуру. Сопроводительное письмо оформляется к аудиторскому заключению, отправляемому в налоговую инстанцию, к налоговым декларациям, к пояснениям по запросам инспектора и проч. Без рассматриваемого письма уместно отправлять только такие документы в ФНС РФ:

• первичную декларацию, которая не содержит приложений;
• претензии и жалобы относительно действий сотрудников ФНС РФ. Это уместно при направлении письменного недовольства в вышестоящие структуры;
• исковые заявления.

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/soprovoditelnoe-pismo-v-nalogovuyu-2.html